Automatisierung in der Personalabteilung, ein Interview
Entlastung der HR-Abteilung von Routine-Tätigkeiten durch intelligente Software: Ein Interview.
Wie können die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen in der HR-Abteilung von Routine-Tätigkeiten (Urlaubsmeldungen etc.) durch Software entlastet werden?
Sie kennen das sicher: Ihre Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen fragen nach ihrem Urlaub, melden sich krank und möchten einen Krankenschein abgeben oder fragen nach Dokumenten für Kindergarten oder Hortbetreuung. Diese Routinefragen können leicht durch Software ausgelagert werden – beispielsweise mit einem Chat-Roboter, der die Frage erkennt und darauf die passende Antwort gibt.
Die Idee ist ganz simpel. Der Mitarbeiter/Die Mitarbeiterin redet oder chattet mit der Personalabteilung, die 24/7 zur Verfügung steht. Am Ende ist das ein Self-Service, der die Personalabteilung entlastet und den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin unabhängiger macht. In unserem Chat sind auch Antworten zum Arbeitsrecht enthalten, z. B. gesetzliche Sonderurlaube und Ähnliches.
Um auf die Frage zurückzukommen: Wir gehen davon aus, dass „Danielle“ alles im HR-Bereich automatisch macht, sodass der HR-Bereich sich auf die Personalentwicklung konzentrieren kann, denn um den Menschen richtig einzuschätzen, benötigt man mehr Sinne als Computer derzeit haben.
Welche Prozesse sind „einfach“ auszulagern (z. B. direkt an die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen) und sparen der HR-Abteilung Zeit?
Die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen können mithilfe der Chat-Funktion ihre Daten in der Personalakte erfragen, diese beispielsweise um ein Mitarbeiterfoto vervollständigen, Bescheinigungen, z. B. zu einem Umzug oder einer Krankschreibung, selbst in die Personalakte hochladen. Außerdem haben sie jederzeit eine Übersicht über ihre Urlaubseinträge und ihr Urlaubsbudget und haben rund um die Uhr die Möglichkeit Urlaub zu beantragen bzw. zu stornieren und bekommen ggf. diesen direkt genehmigt. Auch die Arbeitszeiterfassung, Überstundenverwaltung, Schichtarbeitsplanung ist über den Chat-Roboter möglich.
Was haben die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen von solch einer Software?
Die Urlaubsplanung bespricht man meist mit seinem Partner/seiner Partnerin am Wochenende oder abends. Die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen können dann direkt die Urlaubsanfrage mit Ihrem Handy durchführen. In der Software kann man auch Regeln definieren, nach welchen der Urlaub automatisch genehmigt wird. Möglicherweise kann der Urlaub dann innerhalb von Sekunden bestätigt werden.
Video zur automatischen Urlaubsgenehmigung
Welche Vorteile hat das Unternehmen davon?
Das Unternehmen muss für die Einführung keine Software installieren und hat keine Projektkosten. Die Software kann direkt im Web genutzt werden und sie wird nur in dem Umfang bezahlt, in dem sie von den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen verwendet wird. Aufgrund der günstigen und flexiblen Preise ist das Modell speziell für kleinere Firmen geeignet.
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